זריז, יעיל ושיתופי – כך תיצרו חלל עבודה פרודוקטיבי

5 טיפים ליצירת פרודוקטיביות בקרב עובדים

מעסיקים, ודאי שאלתם את עצמכם לא פעם, מה יגרום לעובדים שלכם לעבוד מהר וטוב יותר ולהפוך ליצרניים וליעילים יותר? מסתבר שהסוד טמון בהגדלת שביעות הרצון, במתן גמישות במילוי התפקיד ובחשיבה מחודשת על שיטות IT ותהליכי הדפסה.

סוגיית פרודוקטיביות העובדים המטרידה אתכם, העסיקה גם את החוקרים של Leesman המודדת את יעילות תפקוד העובדים בחללי העבודה ומספקת תובנות על חווית העובד וביצועיו. בדוח שפרסמה החברה בשנת 2017, נמצא שרק 57% מכלל העובדים ברחבי העולם תופסים את מקום העבודה שלהם כמעודד פרודוקטיביות. אבל מה היא פרודוקטיביות וכיצד מודדים אותה? שאלנו מנהלים בכירים בחברות שונות ואלו התובנות שלהם.

יעילות, זריזות ושיתופיות

ג’ון וורנאל, CTO בחברת התוכנה Advanced  רואה ביעילות, בזריזות ובשיתופיות את המתכון למקום עבודה פרודוקטיבי. עסקים קטנים ובינוניים חייבים להגביר את התפוקה שלהם בכל המחלקות ולהיעזר לשם כך בטכנולוגיה. זמן ועלויות תקורה הם כלים ברורים למדידת הפרודוקטיביות, אך שביעות רצון העובדים היא המנוע ליצירת הפרודוקטיביות. לכן, אם עובדים בעסקים קטנים ובינוניים אינם מרוצים מהכלים שניתנו להם ע”י מקבלי ההחלטות, הם יהיו פחות פרודוקטיביים ופחות נלהבים.

קיצור יום העבודה

ג’יימס וולמן הוא עתידן בתחום העסקים וחתום על Future Gazers report שנכתב עבור Yell Business. לדבריו, חשוב להבין שיום העבודה הנהוג כיום נועד לסחוט את העובדים ככל הניתן – ממש כפי שעשו בעבר במפעלים ובמשרדים. בעתיד, כאשר משימות שגרתיות יבוצעו ע”י מכונות ובני אדם, יום עבודה בן 4 שעות בלבד יהיה פרודוקטיבי ויצירתי יותר. וולמן מעריך שבשנת 2040, רוב העסקים יעבדו שעות קצרות בהרבה מהנהוג כיום.

פינוי זמן לחשיבה ויצירתיות

טים אנטוס, מייסד הסטארט-אפ Kokoon המפתח אוזניות לשינה, מציין שהשעות שהוא משקיע מול המחשב אינן שעות פרודוקטיביות. מבחינתו, הפרודוקטיביות היא החופש מהמשימות הללו ופינוי זמן לאיתור פתרונות לבעיות ולהמצאת דברים חדשים וכך נולד הרעיון שמאחורי Kokoon: לגרום לכולם לישון באופן מספק. שעות עבודה קצרות יותר יאפשרו לכך לקרות ואף ישפיעו משמעותית על התפוקה. לדבריו, מודל העבודה “9 עד 5” אינו מודל לעבודה פרודוקטיבית ועובד היושב שעות ארוכות ליד שולחן העבודה, אינו מניב בהכרח ערך לעצמו או לעסק.

פרגמטיות והבעת אמון בעובדים

מייק דייויס, ראש תחום עסקים קטנים ובינוניים בחברת AXA PPP – ספקית ביטוח רפואי פרטי בבריטניה מסכים שלהיות נוכח זה לא בהכרח להיות פרודוקטיבי. במונחים של מדידת פרודוקטיביות, לכל עסק מאפיינים שונים ולכן אין גישה אחת שמתאימה לכולם. לעיתים קרובות, מסירות, מחויבות ואהבה לתפקיד שהעובד מבצע, מניבים תוצאות ומשך השהות במשרד הופך למשני. עם זאת, חשוב לספק לעובדים תמיכה באמצעות פרגמטיות והבעת אמון, כגון מתן אפשרות לעבודה מהבית, לעזוב את המשרד מוקדם לפגישות, או לצאת מהמשרד בשעת הצורך, מסיבות משפחתיות או אישיות. עובדים כאלו ירגישו מאושרים יותר ויחזירו יותר למקום העבודה.

ייעול משימות ההדפסה בארגון

חסן מסעוד, מנהל מוצר מדפסות הזרקת דיו ולייזר ב-Brother בריטניה טוען שחברות קטנות ובינוניות חייבות להשתחרר מהרגלים ישנים על מנת לשפר את הפרודוקטיביות, להבין מה הן הדרישות האמיתיות של העסק ואיזו טכנולוגיה יכולה לסייע להם לייעל ולשפר את המשימות הנפוצות ביותר.

לדבריו, שינוים בתחום ניהול ההדפסה, יאיצו את תהליכי העבודה ויהפכו אותה ליעילה ומהירה יותר: סריקת מסמכים ל-PDF תפחית פעולות ידניות על ידי המרת מסמכים באופן אוטומטי למשלוח בדוא”ל. הדפסה דו-צדדית תמנע בזבוז ואילו הדפסה מאובטחת, תאפשר משלוח מסמכים להדפסה ואיסופם רק כשהעובד זקוק להם, בלי להמתין ליד המדפסת או לקום מעמדת העבודה ולאסוף אותם מיד.

סריקת מסמכים לתיקייה ברשת תחסוך את התהליך הידני של “גרור ושחרר” וקיצורי דרך מהירים כגון סריקה לדוא”ל או לDropbox- בנגיעה אחת, ייעלו את העבודה. בנוסף, הצבת המדפסת במיקום נוח ונגיש לעובדים בחלל העבודה, תתרום לשיפור הפרודוקטיביות.

מחפשים את המדפסת המשולבת המושלמת למשרד שלכם? לחצו כאן