זריז, יעיל ושיתופי – כך תיצרו חלל עבודה פרודוקטיבי

5 טיפים ליצירת פרודוקטיביות בקרב עובדים

מעסיקים, ודאי שאלתם את עצמכם לא פעם, מה יגרום לעובדים שלכם לעבוד מהר וטוב יותר ולהפוך ליצרניים וליעילים יותר? מסתבר שהסוד טמון בהגדלת שביעות הרצון, במתן גמישות במילוי התפקיד ובחשיבה מחודשת על שיטות IT ותהליכי הדפסה.

סוגיית פרודוקטיביות העובדים המטרידה אתכם, העסיקה גם את החוקרים של Leesman המודדת את יעילות תפקוד העובדים בחללי העבודה ומספקת תובנות על חווית העובד וביצועיו. בדוח שפרסמה החברה בשנת 2017, נמצא שרק 57% מכלל העובדים ברחבי העולם תופסים את מקום העבודה שלהם כמעודד פרודוקטיביות. אבל מה היא פרודוקטיביות וכיצד מודדים אותה? שאלנו מנהלים בכירים בחברות שונות ואלו התובנות שלהם.

יעילות, זריזות ושיתופיות

ג’ון וורנאל, CTO בחברת התוכנה Advanced  רואה ביעילות, בזריזות ובשיתופיות את המתכון למקום עבודה פרודוקטיבי. עסקים קטנים ובינוניים חייבים להגביר את התפוקה שלהם בכל המחלקות ולהיעזר לשם כך בטכנולוגיה. זמן ועלויות תקורה הם כלים ברורים למדידת הפרודוקטיביות, אך שביעות רצון העובדים היא המנוע ליצירת הפרודוקטיביות. לכן, אם עובדים בעסקים קטנים ובינוניים אינם מרוצים מהכלים שניתנו להם ע”י מקבלי ההחלטות, הם יהיו פחות פרודוקטיביים ופחות נלהבים.

קיצור יום העבודה

ג’יימס וולמן הוא עתידן בתחום העסקים וחתום על Future Gazers report שנכתב עבור Yell Business. לדבריו, חשוב להבין שיום העבודה הנהוג כיום נועד לסחוט את העובדים ככל הניתן – ממש כפי שעשו בעבר במפעלים ובמשרדים. בעתיד, כאשר משימות שגרתיות יבוצעו ע”י מכונות ובני אדם, יום עבודה בן 4 שעות בלבד יהיה פרודוקטיבי ויצירתי יותר. וולמן מעריך שבשנת 2040, רוב העסקים יעבדו שעות קצרות בהרבה מהנהוג כיום.

פינוי זמן לחשיבה ויצירתיות

טים אנטוס, מייסד הסטארט-אפ Kokoon המפתח אוזניות לשינה, מציין שהשעות שהוא משקיע מול המחשב אינן שעות פרודוקטיביות. מבחינתו, הפרודוקטיביות היא החופש מהמשימות הללו ופינוי זמן לאיתור פתרונות לבעיות ולהמצאת דברים חדשים וכך נולד הרעיון שמאחורי Kokoon: לגרום לכולם לישון באופן מספק. שעות עבודה קצרות יותר יאפשרו לכך לקרות ואף ישפיעו משמעותית על התפוקה. לדבריו, מודל העבודה “9 עד 5” אינו מודל לעבודה פרודוקטיבית ועובד היושב שעות ארוכות ליד שולחן העבודה, אינו מניב בהכרח ערך לעצמו או לעסק.

פרגמטיות והבעת אמון בעובדים

מייק דייויס, ראש תחום עסקים קטנים ובינוניים בחברת AXA PPP – ספקית ביטוח רפואי פרטי בבריטניה מסכים שלהיות נוכח זה לא בהכרח להיות פרודוקטיבי. במונחים של מדידת פרודוקטיביות, לכל עסק מאפיינים שונים ולכן אין גישה אחת שמתאימה לכולם. לעיתים קרובות, מסירות, מחויבות ואהבה לתפקיד שהעובד מבצע, מניבים תוצאות ומשך השהות במשרד הופך למשני. עם זאת, חשוב לספק לעובדים תמיכה באמצעות פרגמטיות והבעת אמון, כגון מתן אפשרות לעבודה מהבית, לעזוב את המשרד מוקדם לפגישות, או לצאת מהמשרד בשעת הצורך, מסיבות משפחתיות או אישיות. עובדים כאלו ירגישו מאושרים יותר ויחזירו יותר למקום העבודה.

ייעול משימות ההדפסה בארגון

חסן מסעוד, מנהל מוצר מדפסות הזרקת דיו ולייזר ב-Brother בריטניה טוען שחברות קטנות ובינוניות חייבות להשתחרר מהרגלים ישנים על מנת לשפר את הפרודוקטיביות, להבין מה הן הדרישות האמיתיות של העסק ואיזו טכנולוגיה יכולה לסייע להם לייעל ולשפר את המשימות הנפוצות ביותר.

לדבריו, שינוים בתחום ניהול ההדפסה, יאיצו את תהליכי העבודה ויהפכו אותה ליעילה ומהירה יותר: סריקת מסמכים ל-PDF תפחית פעולות ידניות על ידי המרת מסמכים באופן אוטומטי למשלוח בדוא”ל. הדפסה דו-צדדית תמנע בזבוז ואילו הדפסה מאובטחת, תאפשר משלוח מסמכים להדפסה ואיסופם רק כשהעובד זקוק להם, בלי להמתין ליד המדפסת או לקום מעמדת העבודה ולאסוף אותם מיד.

סריקת מסמכים לתיקייה ברשת תחסוך את התהליך הידני של “גרור ושחרר” וקיצורי דרך מהירים כגון סריקה לדוא”ל או לDropbox- בנגיעה אחת, ייעלו את העבודה. בנוסף, הצבת המדפסת במיקום נוח ונגיש לעובדים בחלל העבודה, תתרום לשיפור הפרודוקטיביות.

מחפשים את המדפסת המשולבת המושלמת למשרד שלכם? לחצו כאן

5 פרמטרים חשובים לבחירת המדפסת המתאימה והמומלצת ביותר עבורכם

“רגע לפני שבוחרים מדפסת למשרד או לעסק הביתי“, אומר עודד אפרתי, סמנכ”ל מכירות, בחברת רשף פתרונות הדפסה בע”מ, נציגת brother בישראל, “חשוב לאפיין את הצרכים העסקיים ואת אופי הפעילות בעסק: מהו היקף ההדפסות הצפוי מדי חודש? אילו מסמכים אתם מדפיסים? באיזה אופן אתם משתמשים במדפסות? בתום שלב זה, יש לבחון את 5 הפרמטרים הבאים לבחירת מדפסת. באמצעותם תבצעו החלטת קנייה מושכלת ומשתלמת ותהנו ממדפסת איכותית, יעילה וחסכונית המתאימה בדיוק לצרכים שלכם”.

ארגז כלים לבחירה נכונה של המדפסת הבאה שלכם

1. מדפסת הזרקת דיו או מדפסת לייזר?

מדפסות הזרקת הדיו מיועדות לעסקים ולמשרדים ביתיים שאינם זקוקים להדפסה כמותית. אחד המדדים החשובים לבחירת מדפסת הזרקת דיו, הוא יחס עלות-תועלת בין מחיר המדפסת לעלות ראשי הדיו ולגמישות השימוש בהם. לדוגמה, מדפסות הזרקת הדיו של brother, מסדרת Business Smart (דגם MFCJ5330DW), כוללות ראש דיו שחור ו-3 ראשי צבע צבעוניים ולכן ניתן להחליף רק את ראש הדיו שהתרוקן ולהמשיך להשתמש בראשי הדיו הנוספים.

מדפסות הלייזר המציעות עמידות גבוהה בעבודה אינטנסיבית, מיועדות במרבית המקרים לעסקים הזקוקים להיקפי הדפסה גדולים ולשימוש מחלקתי נרחב. המדפסות מסדרת DLH-DL (דגם HLL5100DN) מציעות מהירות הדפסה גבוהה ממדפסות הזרקת הדיו ועלויות הדפסה נמוכות יותר לכל דף.

2. שחור לבן או צבע?

בין אם תבחרו מדפסת לייזר או מדפסת הזרקת דיו, הסוגיה הבאה בה תצטרכו לקבל החלטה היא האם באפשרותכם להסתפק במדפסת המדפיסה בשחור, או שעדיף לכם להצטייד במדפסת צבעונית. המפתח להחלטה טמון באופי המסמכים להם אתם זקוקים. אם אתם מדפיסים בעיקר טקסטים ללא אלמנטים גרפיים או תמונות, ייתכן ומדפסת שחור לבן מסדרת PRO+ (דגם MFCL6900DW), היא הפתרון היעיל והחסכוני עבורכם. אם צורכי ההדפסה שלכם כוללים הדפסה של גרפים, תמונות ומצגות ססגוניות, אחת מהמדפסות הצבעוניות מסדרת BH17X (דגם MFCJ6947DW) של brother, תספק לכל מסמך מראה מושך ומקצועי.

3. מדפסת משולבת או רגילה?

הגדירו מה הם הצרכים המשרדיים שלכם ותקבלו מענה לשאלה זו. אם אתם זקוקים ליכולות סריקה, צילום מסמכים ואפילו למשלוח פקס ישירות מהמדפסת, המדפסות המשולבות של brother יספקו לכם פתרון יעיל וחסכוני. כמו כן, ריכוז המשימות במכשיר אחד יחסוך מכם את הצורך לרכוש סורק ומכונת צילום התופסים שטח יקר במשרד. אם אתם זקוקים להדפסת מסמכים בלבד, העדיפו מדפסת חסכונית רגילה וחסכו בתקציב הרכישה.

4. מדפסת אלחוטית או קווית?

מדפסות אלחוטיות ניתנות להצבה בכל חלל פנוי במשרד, ללא תלות בנקודות חיבור לרשת וללא כבלים הפוגעים במראה הנקי והמסודר של עמדת העבודה. כמו כן, המדפסות האלחוטיות מספקות ממשק נוח ויעיל להדפסה ישירה מהתקנים ניידים כמו טלפון חכם, טאבלט או לפטופ שאינם מחוברים באופן קווי לרשת.

אם מאפיינים אלו שימושיים לצוות העובדים והמנהלים במשרד שלכם, brother מעמידה לרשותכם סדרת מדפסות אלחוטיות מתקדמות לדוגמה, דגם MFCL2710DW שיספק מענה מושלם למטרות אלו. אם לא, העדיפו מדפסת קווית כגון, דגם  MFCL2710DN המחוברת לתחנת העבודה או לרשת המחשבים.

5. מדפסת ניידת או שולחנית?

אם התפקיד שלכם כרוך בניידות רבה ויש לכם צורך בהדפסת מסמכים גם כשאתם רחוקים מהמשרד, המדפסות הניידות מסדרת PJ נולדו בשבילכם. משקלן הנמוך, מידותיהן הקטנות ועמידותן הרבה, יאפשרו לכם להדפיס מסמכים ברכב, בביקורים אצל לקוחות ובנסיעות עסקים לחו”ל. אם מרבית ההדפסות שלכם מתבצעות במשרד, מדפסת שולחנית היא הפתרון הנכון עבורכם.

בעולם דיגיטלי, בו המידע עובר ממסך למסך בחלקיקי שניה והטלפון החכם הוא חלק בלתי נפרד מחיינו, עדיין לא נמצא תחליף אמיתי למדפסות. המדפסות מנגישות את המסמכים, את המצגות ואת החוזים לשימושנו באופן ידידותי ונוח, כפי שאף מסך אינו מסוגל להציע.

למידע נוסף ולבחירת המדפסת המומלצת עבורכם, לחצו כאן