מי מפחד מפרודוקטיביות? 8 רעיונות יצירתיים ויעילים לעסקים
מחקרים מוכיחים שרמת הפרודוקטיביות של עובדים בישראל נמוכה בכ-25% מזו של עובדים במדינות ה-OECD. מכיוון שפרודוקטיביות אינה מודדת עבודה מאומצת או ממושכת, אלא עבודה יעילה יותר, יישום חכם של הפתרונות הבאים (שחלקם מנוגדים לאינטואיציה שלכם), ישפיע לטובה על רמת הפרודוקטיביות של העובדים בעסק שלכם. כך תעשו זאת נכון.
1. כבו את הטלפונים החכמים
טלפונים חכמים שינו את האופן בו אנו חיים ועובדים ורבים מאיתנו לא מסוגלים לדמיין ללא הטלפון החכם. עם זאת, כשאתם “מחוברים מדי” לטלפון שלכם, כל התראת דוא”ל, וואטסאפ או מסרון וכל ציוץ ברשתות החברתיות, מסיחים את דעתכם, קוטעים תהליכי עבודה ואת רצף החשיבה ומקשים עליכם לחזור לריכוז מלא. כיבוי ההתראות ואפילו כיבוי הטלפון במשימות שדורשות שקט וריכוז, יאפשר לכם להתמקד במשימה ולבצע אותה ביעילות רבה ובזמן קצר יותר. כמו כן, אל תציצו בטלפון בשעות הערב המאוחרות, אל תגיבו להודעות ותנו למוח שלכם מנוחה מגירויים מיותרים.
2. צמצמו את מספר הפגישות
פגישות וישיבות הן חלק בלתי נפרד מהפעילות העסקית, אך יש להן נטייה להתארך מעבר לזמן שהוקצה להן, לרוב ללא כל הצדקה. לכן, אם אתם קובעים פגישות שאורכן שעה, קבעו מהיום פגישות קצרות בנות 30 דקות. פרק הזמן המצומצם יאלץ את המשתתפים לנהל את תשומת הלב שלהם ולהיות ממוקדים וכך הפגישה תהיה פרודוקטיבית יותר. כמו כן, זמנו לפגישה רק את האנשים שנוכחותם חיונית, כי ריבוי משתתפים מוביל תמיד להתארכות הפגישה. ג’ף בזוס, הבעלים של אמזון תומך בגישה זו ואף ציין בעבר שהוא משתתף רק בפגישות שבהן “שני מגשי פיצה יכולים להשביע את כל המשתתפים”… כלומר 6-8 אנשים בלבד.
3. השמיעו מוסיקה נעימה
אם חשבתם שהשמעת מוסיקה במקום העבודה עלול להוביל להסחת דעת, חשבו מסלול מחדש והתחילו לארגן לעצמכם רשימות השמעה ב- Apple Music או Spotify … מסתבר שמוסיקה מהסוג הנכון משפרת את הפרודוקטיביות, בכפוף לאופי העבודה שאתם מבצעים. אם העבודה מתאפיינת במשימות שחוזרות על עצמן ואינן דורשות מחשבה רבה, מוסיקת רקע תהפוך את העבודה לנעימה ופרודוקטיבית יותר ואת מקום העבודה למהנה יותר. בתפקידים הדורשים ביצוע משימות יצירתיות, מוסיקה אינסטרומנטלית תעודד ריכוז ויצירתיות ואילו בסביבת עבודה רועשת, המוסיקה תחסום צלילים מסיחי דעת אחרים. עם זאת, חשוב להימנע ממוסיקה דומיננטית או חזקה מדי.
4. אף אחד אינו מושלם
כולנו שואפים לבצע את העבודה שלנו על הצד הטוב ביותר, אך לפעמים, הפרפקציוניזם הופך למכשול. מארק צוקרברג אמר פעם “Done is better than perfect”. ואכן, לא כל מה שאנו עושים בעבודה חייב להיות כליל השלמות. לדוגמה: מצגת פנימית לצוות שלכם אינה צריכה להיות הדוקה ומושקעת כמו מצגת ללקוחות ולכן, הזמן שאתם משקיעים בשיפור אינסופי למצגת, אינו הכרחי. צרו תיעדוף למשימות, הקצו להן את חלון הזמן הראוי וכך תהיו פרודוקטיביים יותר.
5. צאו להפסקה
רובנו שומרים על שגרת עבודה קבועה: מגיעים בבוקר, יוצאים להפסקת אוכל בצהריים וממשיכים לעבוד עד הערב. אך האם זו הדרך לפרודוקטיביות מקסימלית? מחקרים מוכיחים שלא. מדענים מאוניברסיטת אילינוי הוכיחו שעובד המנסה להתרכז במשימה אחת במשך שעות ארוכות, יתעייף במהרה, יאבד את המיקוד והפרודוקטיביות שלו תיפגע. לעומתו, עובד, עמוס ככל שיהיה, המקפיד לעשות הפסקה של 10 דקות בכל שעה, “יטעין” את עצמו באנרגיות חדשות וישמור על המיקוד שלו לפרק זמן ארוך יותר, ללא פגיעה בביצועים.
6. שלטו בדוא”ל
הדוא”ל הוא כלי עבודה מדהים, אך קריאת הודעות הדוא”ל והצורך לענות עליהן, עלולים להשתלט על לוח הזמנים שלכם. בנוסף, ההרגל של רבים מאיתנו להגיב מיד לכל הודעת דוא”ל, יוצר מתח מיותר ומשפיע על הביצועים והפרודוקטיביות. לכן, הימנעו מלהגיב לכל הודעת דוא”ל באופן מידי כי מרביתן אינן דחופות באמת (ואם כן, כבר ישיגו אתכם בטלפון). כמו כן, הגדירו מסננים בתיבת הדוא”ל הנכנס וקבלו התראות רק מאנשי קשר חשובים או בנושאים מסוימים. בנוסף, תזמנו “חלונות” בלו”ז שיוקדשו אך ורק להודעות הדוא”ל. אם תציינו את המועדים הללו בחתימת הדוא”ל שלכם, אנשי הקשר שלכם יהיו מודעים לכללי הדוא”ל הפרודוקטיביים שלכם וימתינו בסבלנות למענה.
7. ותרו על הקפה
הקפה, מהמשקאות הפופולריים ביותר בעולם מזה מאות שנים, מספק לנו קופאין הממריץ ומעורר אותנו. עם זאת, עובדים המרבים בשתיית קפה, מפתחים עמידות להשפעות אלו וזקוקים לקפה רק כדי להרגיש נורמלי… לעומת הקפה, שתיית מים מסייעת למוח (שרקמותיו עשויות 85% מים) ומאפשרת לו לחשוב מהר ובבהירות רבה יותר, להיות ממוקד ויצירתי יותר. מחקר שנערך ב- University of East London אף מצא ששתיית מים מובילה לשיפור של 14% בפרודוקטיביות ואילו מחסור במים, גורם לאובדן אנרגיה ולעייפות.
8. עבדו ממקום אחר
עבור עובדים רבים, שולחן העבודה במשרד אינו בהכרח המקום המאפשר להם לתפקד בשיא הפרודוקטיביות. שינוי במיקום ממנו מתבצעת העבודה עשוי לספק לעובדים מרחב לחשיבה יצירתית ורעננה. בעזרת טכנולוגיות הניידות הנכונות, כמו Wi-Fi, שיחות ועידה בווידאו, טאבלטים ומדפסות ניידות, תוכלו לעבוד מכל מקום ולעמוד בכל המשימות.
